Como voceros o funcionarios que estamos frecuentemente expuestos ante la prensa, los encuentros con los representantes de los medios de comunicación son difíciles si no estamos preparados.
Aquí algunas ideas que te ayudarán a lograr una comunicación eficiente con los periodistas. Y digo eficiente pues les ayudarás a ellos a lograr su objetivo, que es obtener la noticia, y conseguirás tú transmitir los mensajes que tu institución tiene para la opinión pública.

Aquí algunas sugerencias:

1. Prepara con anticipación los mensajes para tus encuentros con la prensa. Define 3 ó 4 mensajes clave proactivos alrededor de los cuales girará la entrevista. Prepara también al menos 5 mensajes clave reactivos, los cuales sólo utilizarás en caso que te pregunten, no debes usarlos sin necesidad.
2. No existe lo extraoficial ni las respuestas a título personal. Evita las declaraciones off the record, el periodista es periodista todo el tiempo, aunque tenga apagada la grabadora.

3. Evita el uso de lenguaje rebuscado en tus declaraciones a la prensa. Debes hablar como para que lo entienda un niño de 10 años, para que cuando se publique sea de fácil comprensión para todas las audiencias.
4. Nunca digas al reportero lo que puede o no publicar ni solicites ver el artículo antes de que sea publicado.

5. En una entrevista siempre debes mantener la calma, por sobre todo evita discutir con el reportero, y menos si éste te está provocando a propósito.

6. Repite el nombre de la institución que representas frecuentemente en una comparecencia ante los medios.
7. Debes medir cada una de las frases que se empleen: Cualquier declaración puede ser utilizada como titular. Por otra parte, no siempre se respetará nuestro discurso, por lo que conviene ser claro y conciso.
8. No ofrecer respuestas especulativas o de las que no tengamos certeza absoluta.
9. No mentir.
10. Evitar cualquier tipo de comentario descalificatorio y no discutir ni atacar a los profesionales de los medios, aunque se lo merezcan en algunos casos.

Los encuentros con la prensa deben ser aprovechados al máximo. No rehúyas a los periodistas, si estás preparado siempre los considerarás como oportunidades excelentes para proyectar a tu institución.